كيف تضيف أرقام الصفحات إلى ملف PDF

متى يكون ترقيم ملف PDF جاهز منطقياً

أفضل مكان لترقيم الصفحات هو المستند المصدر، لأن معالج النصوص يعيد الترقيم تلقائياً عند التعديل. لكن المصدر ليس متاحاً دائماً. فربما استلمت ملف PDF، أو مسحت ضوئياً مجموعة أوراق، أو جمعت ملفاً من عدة أجزاء، وتحتاج الآن إلى الإحالة إلى الصفحة 14 في رسالة أو ملف قضية.

كما أن ترقيم ملف PDF نفسه هو الطريقة الموثوقة الوحيدة لمستند يجمع أجزاء من مصادر مختلفة، لكل منها ترقيمه الخاص أو لا ترقيم له.

ادمج أولاً ثم رقّم

إذا كان مستندك مكوناً من عدة ملفات فادمجها قبل إضافة الأرقام. فترقيم كل جزء على حدة ينتج عدة تسلسلات تبدأ كلها من 1، وستحتاج بعدها إلى حساب إزاحة لكل منها.

رتّب الملفات بالترتيب الصحيح بأداة دمج PDF، وراجع النتيجة، ثم رقّم الملف المدمج الواحد. وإذا احتجت لاحقاً إلى إضافة صفحات أو حذفها فأعد الدمج ورقّم من جديد انطلاقاً من نسخة نظيفة، بدل الترقيم فوق أرقام موجودة، إذ ستُطبع مجموعتان من الأرقام على الصفحة.

اختيار الموضع والصيغة

يجمع الموضع بين اختيار عمودي (أسفل أو أعلى) وآخر أفقي (يسار أو وسط أو يمين)، فيعطي ستة أماكن. الوسط في الأسفل هو الشائع في التقارير والرسائل. أما المستندات المطبوعة على الوجهين والمجلّدة فيسهل العثور فيها على الركن الخارجي عند التصفح، لكن الأداة تطبّق موضعاً واحداً على كل النطاق الذي تحدده.

تحدد الصيغة شكل الرقم: رقم مجرد مثل 1، أو صفحة 1، أو صفحة 1 من N، أو 1/N. والصيغ التي تتضمن الإجمالي، مثل صفحة 3 من 12، تساعد القارئ على اكتشاف صفحة ناقصة في نسخة مطبوعة. استخدم الصيغة البسيطة للرسائل القصيرة وصيغة الإجمالي لكل ما سيُطبع ويُوزَّع.

تجاوز الغلاف والبدء من الرقم الصحيح

لمعظم التقارير غلاف لا ينبغي أن يحمل رقماً، وبعضها يتضمن فهرساً بتسلسل منفصل. ويعالج ذلك إعدادان. رقم البداية هو القيمة الظاهرة على أول صفحة مرقّمة، وصفحة البداية تخبر الأداة أين يبدأ الترقيم فتبقى الصفحات السابقة نظيفة.

فمثلاً إذا كان الغلاف هو الصفحة 1، فابدأ الترقيم من الصفحة 2 وبالرقم 1 ليظهر 1 على أول صفحة محتوى. وإذا فضّلت أن يُحتسب الغلاف صفحة 1 دون أن يظهر رقمه، فابدأ من الصفحة 2 وبالرقم 2.

خطوات إضافة أرقام الصفحات

تعمل الأداة داخل متصفحك، فلا يُرفع الملف إلى أي خادم.

• افتح أداة إضافة أرقام الصفحات واختر ملف PDF. تُقبل الملفات حتى 200 ميغابايت و2,000 صفحة.
• اختر الموضع والصيغة، مثل أسفل الوسط بصيغة صفحة 1 من N.
• حدد رقم البداية والصفحة التي يبدأ منها الترقيم. اترك النطاق على كل الصفحات أو قيّده إذا كان جزء من الملف فقط يحتاج إلى أرقام.
• اختر حجم الخط واللون والهامش ليبقى الرقم بعيداً عن حافة الصفحة وعن أي تذييل موجود.
• شغّل الأداة ونزّل ملف PDF الجديد، ثم تصفحه للتحقق من الصفحة الأولى وصفحة من المنتصف والأخيرة.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

تضيف الأداة النص فوق محتوى الصفحة الموجود. فإذا كان في الصفحة تذييل أو ختم أو رقم ممسوح ضوئياً في المكان نفسه فسيتداخل الاثنان. زد الهامش أو انقل الرقم إلى الأعلى قبل التشغيل، وافحص الصفحات الأكثر ازدحاماً لا الأولى فقط.

وانتبه كذلك إلى الصفحات المختلفة الأحجام، مثل جدول أفقي داخل تقرير عمودي. فالهامش المناسب لصفحة A4 قد يبدو مختلفاً على صفحة أصغر أو أكبر، لذا ألقِ نظرة على هذه الصفحات في الناتج. وأخيراً تأكد من أن الرقم مقروء عند الطباعة، فالرمادي الفاتح بحجم 7 قد يختفي على الورق.

حين لا يكفي الرقم وحده

إذا أردت أن يظهر عنوان المستند أو تاريخ أو اسم الملف بجانب رقم الصفحة فاستخدم أداة إضافة رأس وتذييل. فهي تضع نصاً على اليسار والوسط واليمين في الرأس والتذييل، مع رموز لرقم الصفحة وإجمالي الصفحات والتاريخ واسم الملف. ويدعم نص الرأس والتذييل الأحرف اللاتينية فقط.

الرقم وحده أبسط وأكثر توقعاً، لذا اختر أداة الرأس والتذييل فقط حين تكون المعلومات الإضافية لازمة فعلاً.