كيف تحوّل مستند Word إلى PDF

لماذا ترسل PDF بدلاً من ملف Word

يعرض البرنامج الذي يفتح مستند Word محتواه بالخطوط المتوفرة على ذلك الجهاز. وقد يختل الملف نفسه بشكل مختلف على الهاتف أو في إصدار آخر من Word أو في حزمة مكتبية أخرى. أما PDF فيحفظ الصفحات النهائية، فتبقى فواصل الأسطر والخطوط وفواصل الصفحات حيث وضعتها.

كما أنه يدل على أن المستند نهائي. يستطيع القارئ طباعته وقراءته لكن لا يعيد كتابته بسهولة، وهذا مناسب لطلبات التقديم والفواتير وكل ما سيُحفظ في الأرشيف.

خطوات التحويل

تقبل أداة Word إلى PDF ملفات doc وdocx وodt وrtf بحجم يصل إلى 50 ميغابايت.

• أنهِ المستند. حدّث الفهرس وترقيم الصفحات والحقول، واقبل التغييرات المتعقَّبة أو ارفضها.
• افتح أداة Word إلى PDF وأضف ملفك.
• ابدأ التحويل. يُرفع الملف ويُحوَّل ثم يُعاد إليك ملف PDF.
• نزّل ملف PDF واقرأه من الصفحة الأولى إلى الأخيرة، لا الشاشة الأولى فقط.
• إذا بدا شيء غير صحيح فعدّله في المستند الأصلي وأعد التحويل.

كيف تتم معالجة التحويل

خلافاً لمعظم أدوات الموقع، لا يمكن لأداة Word إلى PDF أن تعمل بالكامل داخل متصفحك. يُرفع ملفك عبر HTTPS إلى خادمنا ويُحوَّل هناك باستخدام LibreOffice داخل مجلد خاص مؤقت. يُعاد ملف PDF الناتج إليك وتُحذف الملفات فور التسليم، وكذلك إذا فشل التحويل أو انتهت مهلته. وتُنظَّف تلقائياً أي بقايا يزيد عمرها عن 20 دقيقة.

تسجّل السجلات معرّف المهمة واسم الأداة وفئة الحجم والمدة والنتيجة، ولا تسجّل أسماء الملفات ولا محتواها أبداً. ومع ذلك، إذا كان المستند شديد الحساسية فالأفضل تصدير PDF من برنامج معالجة الكلمات لديك، حيث لا يغادر الملف حاسوبك.

الخطوط: السبب الرئيسي لتغيّر التنسيق

يستخدم المحوّل الخطوط المثبتة على الخادم. فإذا كان مستندك يستعمل خطاً غير متوفر هناك، يُستبدل بخط مشابه، وقد تؤدي اختلافات عرض الحروف إلى تحريك فواصل الأسطر أو دفع عنوان إلى الصفحة التالية أو تغيير عدد الصفحات. الخطوط الشائعة تنجو غالباً، أما الخطوط الزخرفية أو الخاصة بالشركات فكثيراً ما لا تنجو.

الطريقة الموثوقة لحماية تنسيقك هي استخدام خطوط واسعة الانتشار في المستندات التي تنوي تحويلها، ثم فحص ملف PDF بحثاً عن فواصل أسطر تغيّرت، خاصة حول الجداول ونهايات الصفحات.

ما الذي قد لا يُحوَّل بشكل مثالي

المستندات النصية البسيطة ذات العناوين والقوائم والصور والجداول الأساسية تتحول جيداً. تظهر الفروق في التنسيقات المعقدة. لا تنتقل وحدات الماكرو إلى PDF، وقد تنزاح الكائنات المضمّنة أو التفاف النص غير المعتاد حول الصور أو مربعات النص كثيرة التنسيق أو تظهر بشكل مختلف.

• قد تنزاح مربعات النص والأشكال الطافية قليلاً.
• تعرض الحقول والفهارس القيم المحفوظة في الملف، لذلك حدّثها قبل التحويل.
• قد تظهر التغييرات المتعقَّبة والتعليقات بحسب طريقة حفظ الملف، فأنهِها مسبقاً.
• قد تنقسم الجداول العريضة جداً أو تُقطع عند حافة الصفحة.

بعد التحويل: الحجم وكلمة المرور والمشاركة

قد ينتج عن المستند الذي فيه صور كثيرة ملف PDF ثقيل. وإن كان كبيراً على البريد الإلكتروني فأداة ضغط PDF تعيد ترميز الصور المضمّنة بدقة أقل وتُبقي النص واضحاً وقابلاً للتحديد. وإن كان المستند سرياً فأداة حماية PDF تضيف كلمة مرور للفتح بتشفير AES-256، فاحفظها جيداً لأن كلمة المرور الضائعة لا يمكن استرجاعها.

افحص أيضاً خصائص المستند قبل الإرسال. قد لا يكون اسم المؤلف والعنوان المحفوظان في الملف ما تريد إظهاره.

قائمة فحص قبل الإرسال

مراجعة قصيرة تكشف معظم المشكلات: عدد الصفحات يطابق ما تتوقعه، والصور واضحة، ولا يوجد عنوان معزول في أسفل صفحة، والروابط تعمل. وإن كان الأمر مهماً فافتح ملف PDF على جهاز ثانٍ مثل الهاتف، لأن كثيراً من المستلمين سيقرؤونه هناك.