PDF أم PDF/A: ما الفرق؟

ما هو PDF/A

يُعرَّف PDF/A ضمن سلسلة المعايير ISO 19005 وهو مخصص للأرشفة. وهو ليس نوع ملف مختلفاً: ملف PDF/A له الامتداد pdf ويُفتح في أي قارئ PDF. الفرق أنه يلتزم بمجموعة قواعد تجعله مكتفياً بذاته ولا يعتمد مظهره على البرنامج أو النظام الذي يفتحه.

قد يعتمد ملف PDF العادي على عناصر خارج الملف، وهذا مريح اليوم لكنه محفوف بالمخاطر على المدى الطويل. ويزيل PDF/A هذه الاعتمادات.

أهم القواعد التي يضيفها PDF/A

تختلف المتطلبات الدقيقة بحسب جزء المعيار، لكن الأفكار الأساسية ثابتة.

• يجب تضمين كل الخطوط داخل الملف ليظهر النص بالشكل نفسه على أي حاسوب.
• التشفير غير مسموح. لا يمكن أن يكون الملف المحمي بكلمة مرور PDF/A لأن قارئاً مستقبلياً قد لا يستطيع فتحه.
• لا يُسمح بـ JavaScript ولا بأي محتوى قابل للتنفيذ.
• يجب ألا يعتمد الملف على محتوى خارجي مثل الخطوط المرتبطة أو الملفات المُشار إليها.
• يجب تعريف الألوان بطريقة لا تتعلق بالجهاز، أي عملياً ملف تعريف ألوان مضمّن أو هدف إخراج.
• يجب وجود بيانات وصفية بصيغة XMP، مما يساعد الأرشيفات على تحديد هوية المستند.

الإصدارات ومستويات المطابقة

يعتمد PDF/A-1 (عام 2005) على PDF 1.4، ويعتمد PDF/A-2 (عام 2011) على PDF 1.7 ويضيف الشفافية وJPEG 2000، ويسمح PDF/A-3 (عام 2012) فوق ذلك بتضمين ملفات بأي صيغة. ويعتمد PDF/A-4 (عام 2020) على PDF 2.0. والأجزاء الأحدث لا تلغي القديمة، وغالباً تحدد الجهات الإصدار الذي تقبله.

داخل كل جزء توجد مستويات مطابقة. المستوى B يضمن بقاء مظهر الصفحات كما هو مع الزمن. المستوى A يضيف بنية موسومة لإمكانية الوصول وترتيب القراءة. والمستوى U في الجزأين 2 و3 يضمن ربط النص بـ Unicode ليمكن البحث فيه ونسخه بموثوقية.

كيف يختلف عن PDF العادي

قد يضمّن ملف PDF عادي أُنشئ ببرنامج مكتبي جزءاً فقط من خطوطه، وقد يكون مشفراً لمنع النسخ، وقد يتضمن سكربتات نماذج ويستخدم ألواناً مرتبطة بشاشة معينة. وأي من ذلك يجعل الملف غير مطابق لـ PDF/A. وفي المقابل يكون ملف PDF/A أكبر قليلاً غالباً لأن الخطوط وملفات تعريف الألوان مخزّنة فيه.

كما أن PDF/A لا يعني أن المحتوى صحيح أو موقّع أو ذو حجية قانونية. هو يقول فقط إن الملف مبني ليبقى مقروءاً بالطريقة نفسها. أما القيمة القانونية للمستند فتعتمد على محتواه وعلى قواعد البلد أو الجهة.

متى تحتاج فعلاً إلى PDF/A

تحتاج إليه حين يشترطه أحد. المكتبات والمحاكم والإدارات العامة ومكاتب السجلات وبعض المناقصات وأنظمة التقديم الإلكتروني تطلب PDF/A للمستندات التي يجب حفظها سنوات. وتستخدمه بعض الشركات ذات التزامات الحفظ داخلياً أيضاً. وإذا لم يطلبه أحد فيكفي عادةً ملف PDF عادي.

اقرأ المتطلب نفسه دائماً. سيحدد الجزء والمستوى، مثل PDF/A-1b أو PDF/A-2b، وقد يؤدي إنشاء النوع الخطأ إلى رفض التقديم.

ما يفعله هذا الموقع وما لا يفعله

لا نحوّل الملفات إلى PDF/A حالياً ولا نستطيع الشهادة بأن ملفاً ما مطابق له. إنتاج PDF/A صالح يحتاج إلى محوّل وأداة تحقق، والطريق المعتاد هو البرامج المكتبية وبرامج الأرشفة التي توفر خيار الحفظ بصيغة PDF/A.

ما يمكنك فعله هنا هو فحص الملف. تُظهر أداة معلومات PDF ما إذا كان الملف مشفراً أو فيه JavaScript أو يستخدم نماذج أو موسوماً، وما الخطوط والصور التي يحتويها، فترى لماذا قد لا يستوفي الملف القواعد. ولا يُرفع شيء إلى خادم.

أدوات مفيدة عند تجهيز ملف

تعيد أداة إصلاح PDF بناء بنية الملف التالف بمحرك QPDF داخل متصفحك، وقد يجعل ذلك الملف الذي يُفتح مع أخطاء صالحاً للاستخدام قبل إرساله إلى أداة أرشفة. لكنها لا تستعيد بيانات مفقودة فعلاً.

تحوّل أداة تسطيح PDF حقول النماذج التفاعلية إلى محتوى ثابت في الصفحة، وهي خطوة معتادة عند أرشفة نموذج معبأ لأن الإجابات لا يمكن أن تتغير بعدها. ولا تجعل أي من الأداتين الملف PDF/A بمفردها، ولفحص ملف منتهٍ وفق المعيار استخدم أداة تحقق مخصصة مثل veraPDF مفتوحة المصدر.