Cómo añadir números de página a un PDF

Cuándo tiene sentido numerar un PDF ya terminado

El mejor lugar para numerar las páginas es el documento de origen, porque un procesador de textos renumera solo al editar. Pero el original no siempre está disponible. Quizá recibiste un PDF, escaneaste un montón de papeles o montaste un archivo con varias partes, y ahora necesitas remitir a la página 14 en un correo o en un expediente.

Numerar el propio PDF es además la única forma fiable de hacerlo en un documento que reúne piezas de orígenes distintos, donde cada parte trae su propia numeración o ninguna.

Primero unir, después numerar

Si tu documento se compone de varios archivos, únelos antes de añadir los números. Numerar cada parte por separado produce varias secuencias que empiezan todas en 1, y luego habría que calcular un desfase para cada una.

Pon los archivos en el orden correcto con Unir PDF, revisa el resultado y numera después el único archivo unido. Si más adelante necesitas añadir o quitar páginas, repite la unión y numera de nuevo desde una copia limpia, en lugar de numerar sobre números ya existentes, lo que imprimiría dos series en la página.

Elegir la posición y el formato

La posición combina una elección vertical (abajo o arriba) con una horizontal (izquierda, centro o derecha), lo que da seis lugares. Abajo al centro es lo habitual en informes y cartas. En documentos que se imprimen a doble cara y se encuadernan, la esquina exterior es más fácil de localizar al hojear, de modo que abajo a la derecha en las páginas impares es una convención, aunque la herramienta aplica una sola posición a todo el rango que elijas.

El formato decide cómo se lee el número: un simple 1, Página 1, Página 1 de N o 1/N. Los formatos con total, como Página 3 de 12, ayudan al lector a detectar una página que falta en una copia impresa. Usa el formato simple en cartas cortas y el que incluye el total en todo lo que se imprima y se reparta.

Omitir la portada y empezar en el número correcto

La mayoría de los informes tienen una portada que no debe llevar número, y algunos incluyen un índice con una secuencia aparte. Dos ajustes lo resuelven. El número inicial es el valor que aparece en la primera página numerada, y la página de inicio le indica a la herramienta dónde empieza la numeración, de modo que las páginas anteriores queden limpias.

Por ejemplo, si la portada es la página 1, empieza a numerar en la página 2 con el número 1 para que la primera página de contenido muestre 1. Si prefieres que la portada cuente como página 1 sin mostrarlo, empieza en la página 2 con el número 2.

Cómo añadir números de página paso a paso

La herramienta funciona en tu navegador, así que el archivo no se sube.

• Abre Añadir números de página y selecciona tu PDF. Se aceptan archivos de hasta 200 MB y 2.000 páginas.
• Elige una posición y un formato, por ejemplo abajo al centro con Página 1 de N.
• Define el número inicial y la página donde empieza la numeración. Deja el rango en todas las páginas o límitalo si solo una parte necesita números.
• Elige el tamaño de fuente, el color y el margen para que el número quede separado del borde de la página y de cualquier pie de página existente.
• Ejecuta la herramienta, descarga el nuevo PDF y recórrelo para revisar la primera página, una del medio y la última.

Errores comunes que conviene evitar

La herramienta añade texto sobre el contenido existente. Si una página ya tiene un pie de página, un sello o un número escaneado en el mismo sitio, ambos se superpondrán. Aumenta el margen o coloca el número arriba antes de ejecutarla, y revisa las páginas con más contenido, no solo la primera.

Vigila también las páginas de tamaños distintos, como una tabla horizontal dentro de un informe vertical. Un margen que queda bien en A4 puede situarse de otra forma en una página más pequeña o más grande, así que echa un vistazo a esas páginas en el resultado. Por último, comprueba que el número se lea al imprimir: un gris claro en cuerpo 7 puede desaparecer en papel.

Cuando un número no basta

Si quieres que junto al número aparezcan el título del documento, una fecha o el nombre del archivo, usa Añadir encabezado y pie de página. Coloca texto a la izquierda, al centro y a la derecha del encabezado y del pie, con marcadores para el número de página, el total de páginas, la fecha y el nombre del archivo. El texto de encabezados y pies solo admite caracteres latinos.

El número solo es más simple y predecible, así que reserva la herramienta de encabezado y pie para cuando la información adicional sea realmente necesaria.