Cómo escanear documentos a PDF

Cámara del móvil o escáner de sobremesa

Un escáner de sobremesa da luz uniforme, páginas rectas y resolución predecible, por lo que es mejor para libros, papel antiguo y todo lo que vayas a conservar. El móvil es más rápido y suficiente para documentos puntuales, como un formulario firmado, un recibo o una hoja de cuaderno.

Uses lo que uses, el objetivo es el mismo: una imagen nítida, recta y con luz uniforme en la que cada carácter se distinga. Todo lo que viene después de la captura, incluido el OCR, depende de eso.

Captura páginas con aspecto profesional

La mayoría de los malos escaneos tienen las mismas causas: sombras, reflejos, inclinación y desenfoque. Unos pocos hábitos eliminan casi todos.

• Coloca la página plana sobre una superficie lisa y contrastada, por ejemplo una mesa oscura bajo una hoja blanca.
• Usa luz natural o una lámpara cenital uniforme. Evita tu propia sombra sobre la página y el flash, que produce reflejos en el papel satinado.
• Sujeta el móvil paralelo a la página, justo encima, para que los bordes se vean rectos y el texto no se deforme.
• Llena el encuadre con la página sin perder de vista sus cuatro bordes, porque la herramienta no recorta automáticamente.
• Toca la pantalla para enfocar y no te muevas. Repite cualquier imagen borrosa, porque la nitidez no se puede añadir después.

Monta el PDF con Escanear a PDF

Escanear a PDF funciona en tu navegador, así que las imágenes no salen de tu dispositivo. En móviles y tabletas añade un botón de captura con la cámara para fotografiar las páginas una tras otra; en el ordenador puedes añadir los archivos de un escáner o fotos que ya tengas.

• Abre Escanear a PDF y haz fotos con el botón de captura, o añade archivos de imagen.
• Arrastra las páginas al orden correcto y rota las que hayan entrado de lado.
• Elige el tamaño de página: ajustado a la imagen, A4 o US Letter, y la orientación.
• Selecciona un margen (ninguno, pequeño o grande). Sin margen sirve para escaneos a página completa; un margen pequeño queda más ordenado al imprimir.
• Crea el PDF, que coloca una imagen por página, y descárgalo.

Usa bien el filtro de documento

El filtro de documento, opcional, tiene dos modos: escala de grises con más contraste y blanco y negro. Uniformiza los tonos irregulares del papel y oscurece el texto, lo que va bien con pizarras, apuntes y páginas impresas sencillas.

No lo apliques a fotografías, gráficos en color, sellos ni a nada cuyo color tenga significado, como una firma de color. Si dudas, conserva los colores originales: siempre podrás reducir el archivo después.

Mantén un tamaño razonable

Las imágenes JPG y PNG se incrustan sin recomprimir, así que un PDF hecho con fotos de móvil a resolución completa puede ser muy grande. Diez fotos de varios MB cada una producen un archivo que muchos servicios de correo rechazan.

Si el archivo es demasiado grande para enviarlo, pásalo por Comprimir PDF, que vuelve a codificar las imágenes incrustadas a menor resolución conservando el diseño de las páginas. Comprime antes del OCR solo si has comprobado que el texto sigue legible con la calidad reducida.

Haz buscable el escaneo

Un PDF escaneado es un conjunto de imágenes. Para buscar en él o copiar texto, pásalo por OCR PDF, que añade una capa de texto invisible en tu navegador. Para mejores resultados, captura con buena resolución y elige 300 DPI en los ajustes del OCR si la letra es pequeña.

El OCR reconoce bien el texto impreso y mal la escritura a mano, así que una nota manuscrita seguirá siendo, en la práctica, una imagen. Si después necesitas recortar el borde de una mesa o un margen, Recortar PDF cambia el área visible de la página sin repetir el escaneo.

Privacidad y buenos hábitos

Los escaneos de documentos de identidad, papeles médicos y contratos son delicados. Como Escanear a PDF procesa las imágenes en tu navegador, no se suben, pero las fotos originales también pueden estar en la galería del móvil o en una copia de seguridad en la nube: elimínalas si no quieres copias por ahí.

Pon al archivo un nombre claro, por ejemplo con el tipo de documento y la fecha, y conserva el papel original cuando tenga valor legal. Un escaneo es una copia, y algunos trámites aún piden el original.