Comment convertir un document Word en PDF

Pourquoi envoyer un PDF plutôt qu'un fichier Word

Un document Word est affiché par le logiciel qui l'ouvre, avec les polices dont dispose cet ordinateur. Le même fichier peut se déformer différemment sur un téléphone, dans une autre version de Word ou dans une autre suite bureautique. Un PDF conserve les pages finies : sauts de ligne, polices et sauts de page restent où vous les avez placés.

Il indique aussi que le document est définitif. Le lecteur peut l'imprimer et le lire, mais pas le réécrire à la légère, ce qui convient aux candidatures, aux factures et à tout ce qui sera archivé.

Les étapes de la conversion

Word en PDF accepte les fichiers .doc, .docx, .odt et .rtf jusqu'à 50 Mo.

• Terminez le document. Mettez à jour la table des matières, la numérotation des pages et les champs, puis acceptez ou refusez les modifications suivies.
• Ouvrez Word en PDF et ajoutez votre fichier.
• Lancez la conversion. Le fichier est envoyé, converti, puis le PDF vous est renvoyé.
• Téléchargez le PDF et lisez-le de la première à la dernière page, pas seulement le premier écran.
• Si quelque chose cloche, corrigez le document source et reconvertissez.

Comment la conversion est traitée

Contrairement à la plupart des outils du site, Word en PDF ne peut pas s'exécuter entièrement dans votre navigateur. Votre fichier est envoyé en HTTPS à notre serveur et converti avec LibreOffice, dans un dossier privé temporaire. Le PDF terminé vous est renvoyé et les fichiers sont supprimés immédiatement après la livraison, ainsi qu'en cas d'échec ou de dépassement de délai. Les éventuels restes de plus de 20 minutes sont balayés automatiquement.

Les journaux consignent un identifiant de tâche, le nom de l'outil, une classe de taille, la durée et le résultat, jamais les noms ni les contenus des fichiers. Malgré cela, si un document est très sensible, préférez exporter un PDF depuis votre propre traitement de texte, où le fichier ne quitte jamais votre ordinateur.

Les polices : première cause de changements de mise en page

Le convertisseur utilise les polices installées sur le serveur. Si votre document emploie une police absente, une police proche est substituée, et des largeurs de lettres différentes peuvent déplacer les retours à la ligne, rejeter un titre à la page suivante ou changer le nombre de pages. Les polices courantes passent en général bien ; les polices décoratives ou propres à une entreprise, souvent moins.

Pour protéger votre mise en page, utilisez des polices largement disponibles pour les documents que vous comptez convertir, et vérifiez dans le PDF les sauts de ligne modifiés, surtout autour des tableaux et des fins de page.

Ce qui peut ne pas se convertir parfaitement

Les documents de texte simples avec titres, listes, images et tableaux basiques se convertissent bien. Les différences apparaissent avec les mises en page complexes. Les macros ne sont pas reprises dans le PDF, et les objets incorporés, les habillages de texte inhabituels autour des images ou les zones de texte très travaillées peuvent bouger ou s'afficher autrement.

• Les zones de texte et formes flottantes peuvent se décaler légèrement.
• Les champs et tables des matières affichent les valeurs enregistrées dans le fichier : mettez-les à jour avant.
• Les modifications suivies et commentaires peuvent apparaître selon l'enregistrement du fichier : réglez-les au préalable.
• Les tableaux très larges peuvent être coupés ou scindés au bord de la page.

Après la conversion : taille, mot de passe et partage

Un document rempli de photos peut donner un PDF lourd. S'il est trop gros pour un e-mail, Compresser PDF réencode les images intégrées à une résolution plus basse et garde le texte net et sélectionnable. Si le document est confidentiel, Protéger PDF ajoute un mot de passe d'ouverture avec chiffrement AES-256 ; conservez-le précieusement, car un mot de passe perdu ne peut pas être récupéré.

Vérifiez aussi les propriétés du document avant l'envoi. Le nom de l'auteur et le titre enregistrés dans le fichier ne sont pas forcément ceux que vous voulez montrer.

Liste de contrôle avant l'envoi

Une brève relecture attrape la plupart des problèmes : le nombre de pages correspond à ce que vous attendez, les images sont nettes, aucun titre n'est isolé en bas de page et les liens fonctionnent. Si c'est important, ouvrez le PDF sur un second appareil, comme un téléphone, puisque c'est là que beaucoup de destinataires le liront.