PDF ou PDF/A : quelle différence ?

Ce qu'est le PDF/A

Le PDF/A est défini par la famille de normes ISO 19005 et destiné à l'archivage. Ce n'est pas un autre type de fichier : un fichier PDF/A porte l'extension .pdf et s'ouvre dans n'importe quel lecteur PDF. La différence tient à un ensemble de règles que le fichier doit respecter pour être autonome et pour que son apparence ne dépende ni du logiciel ni du système qui l'ouvre.

Un PDF classique peut s'appuyer sur des éléments extérieurs au fichier, ce qui est pratique aujourd'hui mais risqué à long terme. Le PDF/A supprime ces dépendances.

Les principales règles ajoutées par le PDF/A

Les exigences exactes varient selon la partie de la norme, mais les idées de fond sont constantes.

• Toutes les polices doivent être incorporées au fichier, pour que le texte s'affiche de la même façon sur tous les ordinateurs.
• Le chiffrement est interdit. Un fichier protégé par mot de passe ne peut pas être en PDF/A, car un futur lecteur pourrait ne pas pouvoir l'ouvrir.
• Le JavaScript et tout autre contenu exécutable sont interdits.
• Le fichier ne doit pas dépendre de contenus externes comme des polices liées ou des fichiers référencés.
• Les couleurs doivent être définies indépendamment de l'appareil, ce qui signifie en pratique un profil colorimétrique incorporé ou une condition de sortie.
• Des métadonnées descriptives au format XMP doivent être présentes, ce qui aide les archives à identifier le document.

Les versions et niveaux de conformité

Le PDF/A-1 (2005) repose sur le PDF 1.4, le PDF/A-2 (2011) sur le PDF 1.7 et ajoute la transparence et le JPEG 2000, et le PDF/A-3 (2012) autorise en plus l'incorporation de fichiers de tout format. Le PDF/A-4 (2020) repose sur le PDF 2.0. Les parties récentes ne rendent pas les anciennes obsolètes : les institutions précisent souvent la version acceptée.

Au sein d'une partie, il existe des niveaux de conformité. Le niveau B garantit que l'apparence des pages reste identique dans le temps. Le niveau A ajoute une structure balisée pour l'accessibilité et l'ordre de lecture. Le niveau U, dans les parties 2 et 3, garantit que le texte est associé à Unicode pour pouvoir être recherché et copié de façon fiable.

En quoi il diffère d'un PDF ordinaire

Un PDF classique créé depuis un logiciel de bureautique peut n'incorporer qu'une partie de ses polices, être chiffré pour empêcher la copie, contenir des scripts de formulaire et utiliser des couleurs liées à un écran précis. L'un de ces éléments suffit à faire échouer la conformité PDF/A. À l'inverse, un fichier PDF/A est souvent un peu plus lourd, car les polices et les profils colorimétriques y sont stockés.

Le PDF/A ne signifie pas non plus que le contenu est exact, signé ou juridiquement valable. Il indique seulement que le fichier est conçu pour rester lisible de la même manière. La valeur juridique d'un document dépend de son contenu et des règles du pays ou de l'institution.

Quand vous avez réellement besoin du PDF/A

Vous en avez besoin quand quelqu'un l'exige. Bibliothèques, tribunaux, administrations publiques, services d'archives et certains appels d'offres ou systèmes de dépôt en ligne demandent du PDF/A pour des documents à conserver pendant des années. Des entreprises soumises à des obligations de conservation l'utilisent parfois en interne. Si personne ne l'a demandé, un PDF ordinaire suffit généralement.

Lisez toujours l'exigence elle-même. Elle précisera la partie et le niveau, comme PDF/A-1b ou PDF/A-2b, et produire le mauvais peut entraîner le rejet du dépôt.

Ce que ce site fait et ne fait pas

Nous ne convertissons pas actuellement en PDF/A et nous ne pouvons pas certifier qu'un fichier est conforme. Produire un PDF/A valide demande un convertisseur et un outil de validation ; la voie habituelle passe par les logiciels de bureautique et d'archivage qui proposent une option Enregistrer en PDF/A.

Ce que vous pouvez faire ici, c'est inspecter un fichier. Informations PDF indique si un PDF est chiffré, contient du JavaScript, utilise des formulaires, est balisé, ainsi que les polices et images qu'il renferme : vous voyez donc pourquoi un fichier ne respecterait pas les règles. Rien n'est envoyé sur un serveur.

Des outils utiles pour préparer un fichier

Réparer PDF reconstruit la structure d'un fichier endommagé avec QPDF dans votre navigateur, ce qui peut rendre exploitable un fichier qui s'ouvre avec des erreurs avant de l'envoyer à un outil d'archivage. Il ne peut pas récupérer des données réellement manquantes.

Aplatir PDF transforme les champs de formulaire interactifs en contenu de page fixe, une étape courante pour archiver un formulaire rempli, car les réponses ne peuvent plus changer. Aucun de ces outils ne rend un fichier PDF/A à lui seul ; pour vérifier un fichier terminé par rapport à la norme, utilisez un validateur dédié comme veraPDF, open source.