Cómo convertir un documento de Word a PDF

Por qué enviar un PDF en lugar de un archivo de Word

Un documento de Word lo dibuja el programa que lo abre, con las fuentes que tenga ese equipo. El mismo archivo puede descuadrarse de otra manera en un móvil, en otra versión de Word o en otra suite ofimática. Un PDF guarda las páginas ya terminadas, así que los saltos de línea, las fuentes y los saltos de página se quedan donde los pusiste.

También indica que el documento es definitivo. Quien lo recibe puede imprimirlo y leerlo, pero no reescribirlo con facilidad, lo que va bien para solicitudes, facturas y todo lo que se vaya a archivar.

Pasos para convertir

Word a PDF acepta archivos .doc, .docx, .odt y .rtf de hasta 50 MB.

• Termina el documento. Actualiza el índice, la numeración de páginas y los campos, y acepta o rechaza los cambios con control de cambios.
• Abre Word a PDF y añade tu archivo.
• Inicia la conversión. El archivo se sube, se convierte y el PDF se te devuelve.
• Descarga el PDF y léelo de la primera a la última página, no solo la primera pantalla.
• Si algo se ve mal, corrígelo en el documento original y vuelve a convertir.

Cómo se procesa la conversión

A diferencia de la mayoría de las herramientas del sitio, Word a PDF no puede ejecutarse por completo en tu navegador. Tu archivo se sube por HTTPS a nuestro servidor y se convierte allí con LibreOffice, en una carpeta privada temporal. El PDF terminado se te devuelve y los archivos se borran justo después de la entrega, y también si la conversión falla o supera el tiempo límite. Los restos de más de 20 minutos se limpian automáticamente.

Los registros guardan un identificador de tarea, el nombre de la herramienta, una clase de tamaño, la duración y el resultado, nunca nombres ni contenido de archivos. Aun así, si un documento es muy sensible, prefiere exportar el PDF desde tu propio procesador de textos, donde el archivo nunca sale de tu equipo.

Las fuentes: la causa principal de cambios de diseño

El conversor usa las fuentes instaladas en el servidor. Si tu documento emplea una fuente que no está, se sustituye por una parecida, y las distintas anchuras de letra pueden mover saltos de línea, empujar un título a la página siguiente o cambiar el número de páginas. Las fuentes comunes suelen sobrevivir; las decorativas o corporativas, a menudo no.

Para proteger tu diseño, usa fuentes ampliamente disponibles en los documentos que vayas a convertir y revisa en el PDF los saltos de línea que hayan cambiado, sobre todo alrededor de tablas y finales de página.

Lo que puede no convertirse a la perfección

Los documentos de texto sencillos con títulos, listas, imágenes y tablas básicas se convierten bien. Las diferencias aparecen en los diseños complejos. Las macros no pasan al PDF, y los objetos incrustados, los ajustes de texto poco habituales alrededor de imágenes o los cuadros de texto muy elaborados pueden moverse o verse distintos.

• Los cuadros de texto y las formas flotantes pueden desplazarse un poco.
• Los campos y los índices muestran los valores guardados en el archivo, así que actualízalos antes.
• Los cambios con control de cambios y los comentarios pueden aparecer según cómo se guardó el archivo, así que resuélvelos antes.
• Las tablas muy anchas pueden partirse o cortarse en el borde de la página.

Después de convertir: tamaño, contraseña y envío

Un documento con muchas fotos puede dar un PDF pesado. Si es demasiado grande para un correo, Comprimir PDF vuelve a codificar las imágenes incrustadas con menor resolución y mantiene el texto nítido y seleccionable. Si el documento es confidencial, Proteger PDF añade una contraseña de apertura con cifrado AES-256; guárdala bien, porque una contraseña perdida no se puede recuperar.

Revisa también las propiedades del documento antes de enviarlo. El nombre del autor y el título guardados en el archivo pueden no ser los que quieres mostrar.

Lista de comprobación antes de enviar

Una revisión breve detecta casi todos los problemas: el número de páginas coincide con lo esperado, las imágenes están nítidas, ningún título queda aislado al final de una página y los enlaces funcionan. Si es importante, abre el PDF en un segundo dispositivo, como un móvil, porque es donde muchos destinatarios lo leerán.