PDF o PDF/A: ¿cuál es la diferencia?

Qué es PDF/A

PDF/A está definido por la familia de normas ISO 19005 y está pensado para el archivo. No es un tipo de archivo distinto: un archivo PDF/A tiene extensión .pdf y se abre en cualquier visor de PDF. La diferencia es un conjunto de reglas que el archivo debe cumplir para ser autónomo y para que su aspecto no dependa del programa o del sistema que lo abre.

Un PDF normal puede apoyarse en elementos externos al archivo, algo cómodo hoy pero arriesgado a largo plazo. PDF/A elimina esas dependencias.

Las reglas principales que añade PDF/A

Los requisitos exactos varían según la parte de la norma, pero las ideas de fondo son constantes.

• Todas las fuentes deben estar incrustadas en el archivo, para que el texto se vea igual en cualquier ordenador.
• El cifrado no está permitido. Un archivo protegido con contraseña no puede ser PDF/A, porque un lector futuro podría no poder abrirlo.
• No se permiten JavaScript ni otro contenido ejecutable.
• El archivo no debe depender de contenido externo, como fuentes vinculadas o archivos referenciados.
• Los colores deben definirse de forma independiente del dispositivo, lo que en la práctica significa un perfil de color incrustado o una condición de salida.
• Debe haber metadatos descriptivos en formato XMP, lo que ayuda a los archivos a identificar el documento.

Las versiones y los niveles de conformidad

PDF/A-1 (2005) se basa en PDF 1.4, PDF/A-2 (2011) en PDF 1.7 y añade transparencias y JPEG 2000, y PDF/A-3 (2012) permite además incrustar archivos de cualquier formato. PDF/A-4 (2020) se basa en PDF 2.0. Las partes nuevas no dejan obsoletas a las anteriores: las instituciones suelen indicar la versión que aceptan.

Dentro de cada parte hay niveles de conformidad. El nivel B garantiza que las páginas se vean igual con el tiempo. El nivel A añade una estructura etiquetada para la accesibilidad y el orden de lectura. El nivel U, en las partes 2 y 3, garantiza que el texto se asigna a Unicode para poder buscarlo y copiarlo con fiabilidad.

En qué se diferencia de un PDF normal

Un PDF típico creado con un programa de oficina puede incrustar solo parte de sus fuentes, estar cifrado para impedir la copia, incluir scripts de formulario y usar colores ligados a una pantalla concreta. Cualquiera de estas cosas hace que un archivo no cumpla PDF/A. A la inversa, un archivo PDF/A suele pesar algo más, porque lleva incluidas las fuentes y los perfiles de color.

PDF/A tampoco significa que el contenido sea verdadero, esté firmado o tenga validez legal. Solo indica que el archivo está construido para seguir siendo legible de la misma forma. El peso legal de un documento depende de su contenido y de las normas del país o de la institución.

Cuándo necesitas realmente PDF/A

Lo necesitas cuando alguien lo exige. Bibliotecas, tribunales, administraciones públicas, archivos y algunas licitaciones o sistemas de presentación electrónica piden PDF/A para documentos que deben conservarse durante años. Algunas empresas con obligaciones de conservación lo usan también internamente. Si nadie lo ha pedido, un PDF normal suele bastar.

Lee siempre el requisito en sí. Indicará la parte y el nivel, como PDF/A-1b o PDF/A-2b, y generar el equivocado puede provocar que rechacen la presentación.

Qué hace y qué no hace este sitio

Actualmente no convertimos archivos a PDF/A ni podemos certificar que un archivo lo cumpla. Producir un PDF/A válido requiere un conversor y un validador, y lo habitual es recurrir a programas de oficina y de archivo que ofrecen la opción Guardar como PDF/A.

Lo que sí puedes hacer aquí es inspeccionar un archivo. Información del PDF muestra si un PDF está cifrado, tiene JavaScript, usa formularios, está etiquetado y qué fuentes e imágenes contiene, de modo que puedas ver por qué un archivo no cumpliría las reglas. No se sube nada.

Herramientas útiles al preparar un archivo

Reparar PDF reconstruye la estructura de un archivo dañado con QPDF en tu navegador, lo que puede dejar utilizable un archivo que se abre con errores antes de pasarlo a una herramienta de archivo. No puede recuperar datos que realmente faltan.

Aplanar PDF convierte los campos de formulario interactivos en contenido fijo de la página, un paso habitual al archivar un formulario rellenado, porque las respuestas ya no pueden cambiar. Ninguna de las dos herramientas convierte un archivo en PDF/A por sí sola; para comprobar un archivo terminado frente a la norma, usa un validador específico como veraPDF, de código abierto.